Życie w XXI wieku pędzi w szalonym tempie. Obowiązki domowe oraz zawodowe sprawiają, że każdy, kto nie potrafi radzić sobie z planowaniem dnia, ma spory problem. Rozwiązanie tej trudności oferuje Rick Pastoor. Dzięki nam możecie już teraz przeczytać jego książkę pt. Metoda GRIP. Jak pracować mądrze (i uchwycić to, co najważniejsze). Prezentujemy Ci tekst poświęcony tej metodzie. Niech Twoje życie stanie się łatwiejsze!

Kalendarz to podstawa

Chyba każdy z nas zna to uczucie, kiedy natłok obowiązków w ciągu tygodnia przytłacza. Nie ma znaczenia, czy jesteś uczniem, studentem, pracownikiem, czy matką wychowującą dzieci. Problem niedostatecznej organizacji dotyka niemal wszystkich. Czasem bywa również tak, że w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń należy błyskawicznie zmienić doprecyzowane wcześniej plany. Planowanie jest zaś szczególnie ważne w świecie biznesu, który charakteryzuje się licznymi spotkaniami. Warto w takich sytuacjach posłużyć się wcześniej przygotowanym kalendarzem, który powinien zostać przygotowany według Pastoora zgodnie z poniższym schematem:

• Krok 1. Wybierz kalendarz dla siebie 

• Krok 2. Wpisz do swojego kalendarza różnego typu spotkania

• Krok 3. Określ długość spotkania

• Krok 4. Wyślij do ludzi zaproszenia

• Krok 5. Czas dojazdu, przygotowań do spotkania i po nim 

• Krok 6. Wykorzystaj swój kalendarz do codziennych obowiązków

Jak właściwie zaplanować cały rok?

Okres noworoczny to czas, w którym wiele osób robi mnóstwo postanowień, których z mniejszą lub większą konsekwencją będą starali się później przestrzegać. Nie inaczej jest w przypadku planowania kolejnego roku pod kątem zawodowym, prywatnym czy jakimkolwiek innym. Dobrym sposobem jest dokonanie oceny poprzedniego roku tydzień po tygodniu i zanalizowanie go poprzez uproszczoną metodę SWOT (słabe oraz silne strony). Warto także się zastanowić, czy wszystkie cele, jakie sobie założyliśmy, zostały zrealizowane. Według holenderskiego autora można oceniać rok według wielu kategorii, takich jak:

• Praca.

• Partner i życie rodzinne.

• Dalsza rodzina.

• Przyjaciele.

• Zdrowie.

• Życie duchowe.

• Umiejętności.

• Projekty poboczne.

• Zabawa.

• Dawanie.

• Rezygnacja.

• Pieniądze – dochód.

• Pieniądze – oszczędności.

Mów mniej – zyskaj więcej (o czym przeczytasz w książce pt. Metoda GRIP. Jak pracować mądrze (i uchwycić to, co najważniejsze))

Niewiele jest bardziej irytujących rzeczy niż słuchanie osoby, która ma do powiedzenia więcej, niż powinna. Co gorsza, bywają momenty, gdy dany człowiek ewidentnie myli się w tym, co ma do przekazania. Nawet jeśli jesteś przekonany, że masz dużą wiedzę na określony temat, zawsze warto jak najczęściej słuchać osób, które mają doświadczenie w danej branży. Aby się rozwijać, nieodzowne jest ciągłe poszukiwanie nowych rozwiązań czy wymienienie się doświadczeniami. Rick Pastoor uważa, że podczas takiej rozmowy warto uwzględnić trzy czynniki, których wyjaśnienie pozwoli szybciej dojść do pożądanych wniosków:

• Znaczenie. Jakie było racjonalne uzasadnienie dokonanych wyborów? Spróbuj dowiedzieć się, jakie kroki doprowadziły do Twoich wyborów i co miały na celu.

• Sytuacja. Rzeczy nie dzieją się w próżni. Kontekst może mieć kluczowe znaczenie. Wiedząc o tym, postaraj się wyjaśnić okoliczności towarzyszące decyzji, którą dana osoba podjęła. Jakie czynniki wpłynęły na dokonywane przez nią wybory? Jakie czynniki wpłynęły na wyniki? Czy są jakieś czynniki, których nie znasz? Zadawaj pytania, aby dowiedzieć się więcej.

• Emocje. Teraz przyjrzyj się skutkom wyborów tej osoby. Jak się czuje w nowej sytuacji? Jak radzi sobie z rezultatami swoich działań? Czy te uczucia są nowe? A może zmieniły się z biegiem czasu?

Wakacje – jak odświeżyć głowę?

Mimo że część z nas lubi swoją pracę, to jednak każdy potrzebuje chwili wytchnienia. Niewielu jednak może sobie pozwolić na beztroskie wzięcie urlopu w dowolnym momencie. Musi to zostać poprzedzone intensywniejszymi tygodniami, tak aby współpracownicy i ewentualni klienci mieli czas na przyjęcie tej wiadomości i przygotowanie pracy w zespole pod naszą nieobecność. Według autora książki Metoda GRIP. Jak pracować mądrze (i uchwycić to, co najważniejsze) można ułatwić sobie tę sytuację, stosując się do poniższych zaleceń:

• Zapisz swój urlop w kalendarzu. Chociaż generalnie nie jestem fanem robienia czegokolwiek dwa razy, z radością dodaję urlop do wielu kalendarzy, aby uniknąć nieporozumień.

• Jeśli jesteś pracownikiem, postępuj zgodnie z procedurą pracodawcy dotyczącą wzięcia urlopu. Potrzebujesz pozwolenia od szefa? Musisz zorganizować zastępstwo na czas swojej nieobecności? Albo zarejestrować nieobecność w wewnętrznej sieci firmowej? Wiele organizacji udostępnia kalendarze, w których każdy może oznaczyć swoje dni wolne.

• Powiedz ludziom, z którymi pracujesz. Im wcześniej znają dokładne daty, kiedy Cię nie będzie, tym łatwiej im wszystko zaplanować. Wysyłam do ludzi e-maile z informacją, kiedy wyjeżdżam, dzięki temu zachodzi mniejsze prawdopodobieństwo, że daty się pomieszają. 

• I moja magiczna wskazówka: opróżnij swój kalendarz na pierwsze dwa dni robocze po powrocie. Zrób to od razu i będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby przegrupować siły po powrocie. (Może nie możesz anulować każdego spotkania, ale spróbuj nie planować niczego na większość dnia). Daj sobie czas, żeby złapać właściwy rytm. W tej chwili może Ci się wydawać, że to zbyt wiele, ale obiecuję, że Ci się to później opłaci.

Notatki – klucz do sukcesu

Nie każdy z nas jest na tyle uporządkowany, aby zapamiętać wszystkie niezbędne informacje, daty czy zasady. Mimo że ludzie niemal od zawsze je robili w najróżniejszych formach, ich postać na przestrzeni ostatnich kilku lat zmienia się na naszych oczach. Zapisywanie kluczowych rzeczy w notatniku czy kalendarzu powoli przechodzi do lamusa. Nowoczesne aplikacje, których można używać na smartfonach, tabletach czy laptopach, dają coraz więcej możliwości, dzięki czemu praca może stawać się dużo bardziej efektywna. Rick Pastoor w książce wymienia kilka zalet takiego podejścia do tego zagadnienia:

• w przeciwieństwie do papierowego notatnika aplikację można łatwo przeszukać;

• mam zainstalowaną aplikację do robienia notatek na telefonie, tablecie i laptopie, dzięki czemu mogę przeglądać notatki w dowolnym miejscu i czasie;

• aplikacja do robienia notatek nigdy nie jest pełna, nie zgubi się i zapewnia nieskończoną przestrzeń oraz wszelkiego rodzaju inteligentne narzędzia, z którymi nie może się równać żaden papierowy notatnik. Dobra aplikacja ułatwia robienie zdjęć, zamieszczanie linków, tabel, a nawet odręcznych notatek;

• to miejsce, w którym możesz na chwilę umieścić swoje myśli, więc masz je pod ręką, ale nie stoją Ci na drodze;

• niektóre aplikacje do robienia notatek, takie jak Evernote, można połączyć z innymi aplikacjami. To sprawia, że Twoja aplikacja do notatek jest miejscem, w którym znajdziesz wszystkie swoje przemyślenia i pomysły. Połącz je na przykład z Instapaper (aplikacją, która pozwala zapisywać artykuły na później), a każdy zaznaczony tekst jest automatycznie przenoszony do Evernote;

• większość aplikacji do robienia notatek umożliwia udostępnianie zapisków innym osobom, nawet jeśli nie używają tego samego rozwiązania. Niektóre, jak Notion, ułatwiają wspólną pracę nad notatkami.

Obecne tempo życia powoduje, że wiele osób mierzy się z problemami organizacyjnymi. Obowiązków mamy coraz więcej, a doba nie jest z gumy. Zajrzyj do księgarni internetowej sqnstore.pl. Znajdziesz tam mnóstwo poradników z różnych dziedzin, ale także książki fantasy i wiele więcej!